Administração Geral e Operações Gerais
- Supervisionar as operações diárias e garantir que os procedimentos estejam em vigor e garantir que todos os sistemas administrativos e ferramentas de gerenciamento de conhecimento apoiem a missão da embaixada;
- Contribuir para os planos de negócios anuais e liderar a execução do plano de trabalho administrativo. Revisar e reportar orçamentos, garantindo gastos eficientes e o cumprimento das normas;
- Lidar com todas as compras seguindo os procedimentos e regulamentos adequados. Administrar os ativos da embaixada, incluindo aquisição, alienação e manutenção de propriedades e equipamentos;
- Supervisionar serviços terceirizados, como TI, segurança e transporte. Também manter contato com consultores jurídicos quando necessário;
- Gerenciar a administração de filiais de embaixadas em outras províncias;
Planejamento estratégico e implementação da Embaixada:
- Planejamento estratégico: auxiliar no desenvolvimento do plano geral da embaixada, garantindo que ele esteja alinhado com os objetivos da Irlanda e fornecendo informações e análises relevantes;
- Gestão de Recursos: garante que a equipe, a administração e as operações da embaixada sejam refletidas com precisão no plano e tenham recursos suficientes;
- Gestão de Riscos: aconselhar sobre como identificar e mitigar riscos e monitorar o progresso em direção às metas;
- Colaboração e compartilhamento de conhecimento: fornecer consultoria sobre operações gerais da embaixada, trabalhar com equipes, supervisionar a coleta e o compartilhamento de informações e as melhores práticas dentro da embaixada.
Recursos Humanos, Aprendizagem e Desenvolvimento e Conformidade Estatutária
- Supervisionar todos os aspectos do recrutamento de pessoal, desde descrições de cargos até entrevistas, e gerenciar o processo de chegada e configuração de novos funcionários;
- Gestão de contratos, garantindo uma chegada, integração e saída tranquilas para a equipe diplomática, incluindo o gerenciamento de contratos de funcionários e a aprovação de solicitações de licença no exterior;
- Gestão de desempenho, conformidade e bem-estar para garantir o bom funcionamento da Embaixada
Responsabilidades de gestão, comunicações e trabalho em equipe
- Aconselhar sobre políticas, estratégias e riscos, gerenciar funcionários, supervisionar comitês e atuar como elo entre funcionários e partes interessadas externas, incluindo também ser responsável por garantir as melhores práticas e comunicação dentro da embaixada.
Requisitos para vaga de Coordenador Administrativo:
- Graduação em Administração, Gestão de Empresas, RH ou área correlata;
- Pelo menos 5 anos de experiência relevante trabalhando com agências governamentais federais, não governamentais ou doadoras ou ambiente similar e capacidade de representar a empresa em reuniões administrativas;
- Familiaridade com os princípios e práticas fundamentais para uma prestação eficaz de ajuda;
- Vasta experiência no planeamento e implementação de sistemas de GRH, sistemas de gestão de desempenho, folha de pagamento e afins, bem como capacidade de analisar, interpretar e explicar o quadro legal que regula o emprego em Moçambique;
- Proficiência em inglês (será aplicado um exame escrito);
- Experiência comprovada em gestão e supervisão eficaz de uma variedade de funcionários com diferentes qualificações para garantir sua utilização e desempenho eficazes;
- Habilidades interpessoais para formar relacionamentos de trabalho eficazes com pessoas de todos os níveis e capacidade de desempenhar uma função de liderança;
- Qualidades comprovadas de liderança, totalmente comprometido com o trabalho em equipe, capacidade de trabalhar por iniciativa própria e cumprir prazos;
- O candidato selecionado deve ter o direito legal de viver e trabalhar em Moçambique antes do recrutamento;
- Conhecimentos de informática no Microsoft Office, suficientes para o desempenho das funções acima;
- Conhecimento de orçamento operacional, monitoramento orçamentário, processos e sistemas de aquisição;
- Bom conhecimento dos processos de planejamento operacional e estratégico, além de suporte e controles de relatórios durante a implementação;
- Capacidade comprovada de reunir e destilar grandes quantidades de informações, resumindo descobertas para decisões de gestão e planejamento.