Coordenador de Entregas e Logística
O objetivo desta função é garantir a aplicação eficaz e eficiente dos exames em um escritório de exames pequeno ou remoto. Como único representante dos exames, é necessário um certo grau de autonomia para lidar com materiais confidenciais durante as múltiplas trocas no país/local, em conformidade com os padrões de compliance.
A função também inclui gerenciar o engajamento, o relacionamento e o desempenho dos supervisores de local, coordenar e gerenciar a resolução de riscos ou problemas, incluindo a comunicação direta com o cliente ou por meio do serviço de atendimento ao cliente, e ser o ponto de contato para os locais/supervisores de local no dia da prova. Este cargo exige disponibilidade para trabalhar nos dias de prova, incluindo fins de semana, como parte da carga horária contratada.
Principais responsabilidades do Coordenador de Entregas e Logística
Suporte ao produto
- Executa as funções de planejamento e implementação relacionadas à preparação dos Dias de Teste, em conformidade com os processos da BC.
- Recebe instruções e solicitações das operações do cluster, 5 dias antes do Dia do Teste, e planeja e organiza os recursos disponíveis de acordo (frequentemente com pouco aviso prévio) para garantir que o trabalho seja realizado de forma eficiente e eficaz.
- Analisa painéis de controle para monitorar o desempenho e identificar problemas.
- Implementa o plano de engajamento para a equipe do local. Apoia as decisões do Gerente de Operações da África do Sul na seleção da equipe, define expectativas de desempenho e mantém um relacionamento positivo.
- Presta apoio às funções de manuseio de materiais confidenciais e da Sala de Materiais Confidenciais (CMR) para garantir que os padrões do British Council sejam atendidos na configuração e nas operações diárias.
- Responsável pela triagem e embalagem do material de exame para os locais de prova designados. Garante que o material de exame seja recebido no Centro de Testes e armazenado em segurança.
- Auxilia nas tarefas de conciliação dos materiais e provas recebidos, garantindo que estejam de acordo com o planejado, relatando e encaminhando quaisquer discrepâncias.
- Responsável pelo manuseio de malas e armazenamento de materiais. Garante que os procedimentos e a documentação adequados sejam seguidos ao entregar os itens ao mensageiro ou à equipe do dia da prova.
- Garante o rastreamento, embalagem e devolução adequados dos recibos de prescrição, ou digitalização, armazenamento e destruição dos mesmos.
- Auxilia na seleção de locais adequados, no planejamento de recursos para o dia da prova, incluindo pedidos, controle de qualidade, distribuição e gestão (ex.: guias de processo, material de escritório, identidade visual/sinalização/equipamentos técnicos – teste oral/leitores de pulso).
- Garante o encaminhamento oportuno de problemas, permitindo a adaptação dos planos de trabalho quando necessário.
Suporte ao cliente
- Recebe e responde a consultas de/para clientes, podendo ser um ponto de referência específico para dúvidas relacionadas a uma área de especialização ou responsabilidade designada. Identifica quando questões mais complexas exigem resolução por outros profissionais e as encaminha adequadamente.
- Reconhece e compreende o impacto de incidentes que surgem (por exemplo, reclamações, problemas de recursos, dificuldades logísticas ou técnicas) e alerta proativamente o líder da equipe sobre quaisquer problemas que possam afetar a execução dos testes ou a experiência do cliente.
Gestão de relacionamento e de partes interessadas
- Apoia a melhoria contínua da eficiência, da relação custo-benefício e da qualidade da prestação de serviços e dos sistemas na unidade ou departamento.
- Trabalha proativamente com o Gerente de Operações da África do Sul para garantir a resolução satisfatória e oportuna das reclamações dos clientes (internos ou externos), coordenando as contribuições de outros membros da equipe conforme necessário. Assegura que o cliente seja mantido informado durante todo o processo.
- Desenvolve boas relações de trabalho e engajamento com a equipe do local e colegas relevantes em toda a Colúmbia Britânica para facilitar a prestação de serviços eficaz e eficiente.
- Atua como ponto de contato e gerencia problemas escalados no país, provenientes de supervisores e locais de eventos, com o apoio do gerente de operações/equipe do cluster quando necessário.
Risco e Conformidade
- Realiza o gerenciamento de contingências e riscos no local, mantém contato com o Serviço de Atendimento ao Cliente, Examinadores ou Equipe do Local para garantir o alinhamento das comunicações. Lidera o fornecimento de suporte relacionado à conformidade ou investigações no dia da prova e questões correlatas.
- Segue os processos e procedimentos corporativos de gestão de riscos acordados ao prestar serviços (ex.: proteção infantil, políticas de segurança, protocolos financeiros, medidas antifraude) para proteger os interesses da BC e de seus clientes em todos os momentos.
- Garante a conformidade com os padrões e a gestão do CMR conforme estabelecido e realiza verificações aleatórias frequentes para prevenir proativamente o surgimento de problemas.
- Fornece suporte e elabora relatórios para auditorias e avaliações de desempenho.
Análise e Relatórios
- Utiliza procedimentos e modelos padrão, registra, analisa e relata regularmente a atividade operacional, como o desempenho da equipe do local, para apoiar os gerentes seniores na tomada de decisões de negócios oportunas e eficazes que respondam às necessidades operacionais.
Gestão Financeira e de Recursos
- Monitora e assume a responsabilidade pelos recursos/caixa/estoque em pequena escala, seguindo os procedimentos estabelecidos e garantindo que os equipamentos e materiais estejam disponíveis e prontos para uso quando necessário.
Gerencia a si mesmo e aos outros.
- Planeja e prioriza suas próprias atividades de trabalho, que abrangem uma variedade de fluxos de trabalho diferentes, respondendo a requisitos variáveis e, às vezes, conflitantes, para garantir a entrega eficaz das responsabilidades em um horizonte de tempo semanal/mensal .
- Executa tarefas e coordena outras pessoas (por exemplo, colegas internos ou contratados/fornecedores externos) para concluir atividades simples e com prazo determinado, dentro dos procedimentos estabelecidos, a fim de garantir a prestação eficiente dos serviços. Monitora a conclusão das tarefas de acordo com os padrões de qualidade e prazo acordados.
Condições de emprego
Requisitos de passaporte/Direito de trabalhar no país – Você deve ter o direito de viver e trabalhar no país onde a vaga está localizada.
Requisitos de idioma
Proficiência em inglês no nível C1
Requisitos adicionais do cargo
- Viagens nacionais ou internacionais
- É necessário trabalhar aos fins de semana ou em turnos noturnos.
Qualificações do Coordenador de Entregas e Logística
- Licenciatura em qualquer área ou qualificação relevante.
Conhecimento e experiência específicos da função
- Experiência em ambiente operacional dinâmico.
- Oferecer um alto nível de atendimento ao cliente.
- Capacidade de garantir que os padrões de conformidade, risco e segurança sejam monitorados e mantidos.
Habilidades específicas da função
- Histórico comprovado de trabalho em um ambiente rigorosamente controlado e orientado a processos.
Competências essenciais do British Council
Comunicação e influência (Nível 1)
Comunica-se de forma clara e eficaz.
- Escuta os outros e se expressa com clareza, precisão gramatical e consciência da diversidade do público, tanto na fala quanto na escrita.
Gestão de pessoas (Nível 1)
Apoia os outros
- Oferece suporte aos membros menos experientes da equipe e está atento às diferenças individuais. Auxilia os colegas na execução de tarefas e no uso de sistemas e processos.
Finanças e gestão de recursos (Nível 2)
Utiliza sistemas e processos financeiros.
- Utiliza os sistemas e processos financeiros corporativos de forma adequada como parte de suas funções e em nome da equipe.
Gestão de riscos (Nível 1)
Segue as boas práticas
- Demonstra compreensão das políticas e procedimentos de gestão de riscos e histórico de cumprimento dos mesmos.
Desenvolvimento comercial e empresarial (Nível 1)