Principais Responsabilidades do Assistente de instalações
Reportando-se diretamente ao Gerente, as principais atividades do cargo incluem:
- garantir a conformidade com todos os requisitos relevantes de HSE (Saúde, Segurança e Meio Ambiente) em todas as obras para promover um ambiente de trabalho saudável e seguro;
- acompanhar as tarefas administrativas da equipe, como preparação de ordens de serviço, formulários de despesas, cronogramas de férias e folhas de ponto;
- redigir, digitar e distribuir atas de reuniões, correspondências de rotina, relatórios e memorandos;
- anexar os arquivos apropriados à correspondência recebida que requer resposta;
- configurar e manter sistemas de arquivamento em papel e eletrônicos para registros e correspondências, registrando e organizando adequadamente o SharePoint;
- auxiliar no preenchimento de formulários de acordo com os procedimentos e políticas da empresa, conforme necessário;
- atender ligações e visitantes, lidar com suas solicitações e encaminhá-los às pessoas apropriadas; gerenciar registros de estoque, pedidos de requisição e acompanhar o processo no SAP;
- participar ativamente e acompanhar a organização de todos os eventos necessários; participar da elaboração de relatórios de HSE, conforme necessário;
- executar quaisquer outras tarefas que lhe forem atribuídas pelo gerente;
- auxiliar na coleta e validação das lições aprendidas de toda a equipe do projeto e fornecer feedback;
- manter a equipe de Gerenciamento de Projetos informada sobre assuntos relacionados aos espaços de escritório. Estabelecer contato com outras secretárias para garantir a consistência na organização do trabalho delas.
Requisitos do Assistente de instalações
- Licenciatura em Engenharia ou equivalente;
- Experiência mínima de 3 anos em trabalho administrativo e de secretariado, incluindo, entre outras atividades, a elaboração de relatórios, a organização de reuniões e a reserva de viagens e acomodações;
- Excelente domínio do inglês e experiência avançada em gerenciamento de banco de dados, incluindo MS Access, Word, Project, Excel e PowerPoint;
- Fluência em português e inglês;
- Nacionalidade moçambicana.