Principais Responsabilidades do Assistente Pessoal Executivo:
- Administração do Escritório
- Garantir a gestão eficiente e eficaz das tarefas administrativas que incluem a gestão de um calendário activo para o Diretor Geral (MD), e a organização de pedidos de reunião para o MD.
- Gerir a administração do escritório de MD, incluindo correspondências, e-mails e telefonemas tanto recebidas quanto enviadas.
- Organizar reuniões de gestão e redigir atas, incluindo outras reuniões, conforme solicitado.
- Planear e coordenar planos de viagens incluído reservas de passagens, hospedagem, transporte e itinerários para o MD, preenchendo e gerindo relatórios de despesas.
- Fornecer suporte logístico de viagens aos visitantes da empresa, incluindo reservas de passagens e transporte.
- Garantir que as viagens nacionais e internacionais, acomodação dos trabalhadores sejam bem planeadas, garantindo eficiência e segurança;
- Manter um alto grau de confidencialidade em relação as informações sensíveis da empres;
- Relações Governamentais e Comunicações
- Manter contactos-chave do governo actualizados, incluindo ministros, governador, secretário de estado, o presidente e o/a administrador(a) do Dondo, altos funcionários da polícia e da imigração, bem como embaixadores das embaixadas relevantes. Acompanhar remodelações e novas nomeações.
- Gerir, planejar e coordenar com eficiência visitas de grupos nacionais e estrangeiros à fábrica.
- Orientar e ajudar a liderança sênior a estabelecer relacionamentos importantes com o governo e garantir que a composição hierárquica e as funções dos órgãos governamentais locais, municípios e ministérios sejam compreendidas.
- Desenvolver e manter fontes de informação fiáveis provenientes do governo, que forneçam dados oportunos e precisos sobre a evolução política e económica em Moçambique.
- Reportar notícias do país a cada duas semanas; e diariamente para notícias relevantes.
- Gestão de custos e orçamento e eventos corporativos
- Planear um orçamento eficaz para o departamento em conjunto com a equipe financeira.
- Garantir a revisão eficiente dos relatórios mensais dos centros de custo para garantir que as despesas não excedam o orçamento alocado.
- Garantir que os eventos corporativos organizados sejam entregues dentro do prazo e do orçamento que atendam ou superem as expectativas.
- Garantir excelente atendimento ao cliente e qualidade durante os eventos.
- Requesitos:
- Nível Superior em Administração e Gestão de empresas;
- Excelente capacidade de comunicação verbal e escrita;
- Fluente na língua Inglesa, verbal e escrita;
- Idade compreendida entre 24 à 35 anos;
- Domínio de pacotes informáticos (Word,Excel, Powerpoint)
- Capacidade de organização e autogestão;